Institut technique Saint – Joseph Le Roeulx
Enseignement professionnel
Etudes sur 3 ans, de la 4e à la 6e.
4e et 5e collaborateur administratif, 6e Auxiliaire administratif et accueil) – Qualification (entrée dans la vie active) .
Le métier
L’emploi de collaborateur administratif / auxiliaire administratif et d’accueil s’exerce à partir de consignes précises et sous la responsabilité d’un chef hiérarchique. Il s’apparente aux fonctions d’un employé de bureau polyvalent de premier niveau. Les tâches spécifiques à cet emploi sont essentiellement des tâches d’exécution qui comportent un caractère répétitif.
Le métier s’articule selon deux grands axes :
– l’accueil des personnes : cette fonction postule une bonne aptitude à l’oralité d’une part, un sens du service et des relations humaines d’autre part. La connaissance d’une ou plusieurs langues étrangères est évidemment un atout.
– le soutien des activités d’un secrétariat : l’auxiliaire administratif.ve a pour fonctions spécifiques de préparer des documents divers pour un service ou pour un chef hiérarchique ; de trier, classer et archiver des documents selon des procédures fixées, de gérer le courrier. Dans certaines entreprises, il assure également la présentation visuelle de documents dans le respect des normes et de la charte graphique d’une entreprise ou d’un service administratif.
COMPETENCES PROFESSIONNELLES
L’auxiliaire administratif.ve et d’accueil doit être capable :
– d’accueillir, orienter, informer des visiteurs (des clients) en face à face et au téléphone,
– de saisir des textes, encoder des données,
– d’utiliser correctement les principaux outils de la communication et de l’information,
– d’assurer le traitement du courrier entrant et sortant,
– de participer à des opérations de relations publiques.
CONDITIONS DE TRAVAIL
L’auxiliaire administratif et d’accueil est amené à exercer ses activités dans des services de secrétariat sous la responsabilité d’un supérieur hiérarchique.
Le volet « accueil » de l’emploi s’exerce en principe dans un hall de réception, seul ou en équipe selon le volume des activités et les flux de visiteurs. La fréquence des appels (signaux visuels et acoustiques) et la diversité des demandes nécessitent une vigilance permanente.
QUELQUES SECTEURS D’EMPLOI
Les lieux de travail sont multiples : entreprises privées, administrations publiques, centres hospitaliers, établissements d’enseignement, centres de loisirs, garages, associations,….